iranmatikanlogo
logo
  • فصل - اول - « تعاریف »
    • ماده - 1 - پرونده قضایی : پرونده قضایی مذکور در ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی کشور که در این آیین نامه « قانون » نامیده میشود شامل کلیه پرونده های مدنی ، جزایی و امور حسبی است که در دادسرا ها و دادگاه های عمومی و انقلاب ، انتظامی قضات ، نظامی ، ویژه روحانیت ، دادگاه تجدیدنظر ، محکمه عالی انتظامی قضات ، دیوان عالی کشور ، دیوان عدالت اداری و سازمان تعزیرات حکومتی رسیدگی و منتهی به اتخاذ تصمیم نهایی و صدور رای گردیده و مختومه شده است .
      • تبصره - 1 - پرونده های شورا های حل اختلاف نیز مشمول مقررات این آیین نامه خواهد بود
    • ماده - 2 - اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آن ها ضروری میباشد . اسناد و اوراق مذکور در قانون شامل احکام ، قرار ها ، تصمیمات و دستورات قضایی ، تحقیقات و معاینات محلی و نیز هرگونه سند ، مدرک و صورتجلسات ، دفاتر ، گزارش ها فرم مشخصات پرونده ، فرم مخصوص بایگانی راکد و مانند آن هاست که مورد استناد طرفین پرونده واقع گردیده یا در اتخاذ تصمیم توسط مراجع قضایی مؤثر بوده و نگهداری سوابق آن ها و تبدیل به اسناد الکترونیکی به تشخیص هیات مذکور در ماده 8، این آیین نامه ضروری باشد .
      • تبصره - 1 - علاوه بر موارد فوق هیات مزبور میتواند با توجه به نوع ، اهمیت دعوی یا شکایت ، خواسته ، خواهان ، عنوان جرم ، طرفین پرونده ، زمان و مکان رسیدگی ، ارزش قضایی و مانند آن ها ، نگهداری سوابق اوراق و اسناد پرونده قضایی و تبدیل آن به سند الکترونیکی را ضروری تشخیص دهد .
    • ماده - 3 - بایگانی قطعی : بایگانی قطعی موردنظر قانون همان بایگانی راکد پرونده هائی است که منتهی به صدور حکم یا قرار قطعی گردیده و حسب مورد مختومه شده است ، تاریخ مختومه شدن پرونده شروع بایگانی قطعی محسوب میشود . پرونده های قضایی در موارد زیر مختومه تلقی و با دستور مقام قضایی صالح بایگانی خواهند شد :
      • بند - 1 - پرونده هایی که منتهی به اجرای کامل حکم شده است ؛
      • بند - 2 - پرونده هایی که موضوع آن مشمول مرور زمان گردیده و یا به هر علتی قرار موقوفی اجرای حکم صادر شده است ؛
      • بند - 3 - پرونده هایی که منجر به حکم برائت ، بی حقی ، بطلان دعوی و مانند آن گردیده است ؛
      • بند - 4 - پرونده هایی که منجر به صدور قرار نهایی و قطعی گردیده است ؛
      • بند - 5 - پرونده هایی که موضوع آن تامین دلیل یا دستور موقت است ، پس از اتمام اقدامات قانونی لازم ؛
      • بند - 6 - سایر پرونده ها به تشخیص هیات مذکور در ماده 8، این آیین نامه .
  • فصل - دوم - مقدمات
    • ماده - 4 - مدیر دفتر مرجع قضایی یا جانشین وی موظف است مشخصات پرونده ای را که دستور بایگانی قطعی آن توسط قاضی صادر گردیده حداکثر ظرف یک هفته در « فرم مشخصات پرونده » درج نموده همراه پرونده در مقابل اخذ رسید به بایگانی راکد مربوط تحویل دهد .
      • تبصره - 1 - در شعب دادسرا منشی شعبه یا جانشین وی وظایف مدیر دفتر مرجع قضایی را به عهده خواهد داشت .
      • تبصره - 2 - « فرم مشخصات پرونده » که توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه و در اختیار مراجع قضایی قرار خواهد گرفت ، متضمن نکات زیر میباشد :
        • بند - 1 - مشخصات پرونده :
          • بند - الف - مدنی است یا کیفری یا امور حسبی ؛
          • بند - ب - موضوع پرونده ؛
          • بند - ج - کلاسه پرونده ؛
          • بند - د - تاریخ تشکیل پرونده ؛
          • بند - ه - تاریخ مختومه شدن پرونده ؛
          • بند - و - تعداد اوراق پرونده .
        • بند - 2 - مشخصات طرفین پرونده : اعم از خواهان و خوانده یا شاکی و مشتکی عنه .
        • بند - 3 - مرجع یا مراجع رسیدگی کننده ، نظیر دادسرا ، دادگاه بدوی حقوقی یا جزایی ، دادگاه تجدیدنظر ، دیوان عالی کشور و غیره .
        • بند - 4 - نتیجه رسیدگی
          • بند - الف - حکم یا قرار و غیره و موضوع آن ؛
          • بند - ب - شماره و تاریخ حکم یا قرار و غیره ؛
          • بند - ج - علت مختومه شدن اعم از اجرای کامل حکم ، قطعیت حکم برائت یا قرار ، مرور زمان و غیره .
        • بند - 5 - ذکر ضمائم پرونده و سایر مشخصات که درج آن ضروری است .
        • بند - 6 - مهم و ملی بودن یا نبودن پرونده مطابق مقررات قانون سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1349 و مقررات این آیین نامه و سایر اوضاع و احوال پرونده .
        • بند - 7 - تاریخ تحویل به بایگانی راکد .
        • بند - 8 - مشخصات تنظیم کننده فرم مذکور و تایید کننده آن . فرم مشخصات پرونده باید در سه نسخه به نحو کامل و دقیق و خوانا تنظیم گردد ، یک نسخه در دفتر شعبه دادسرا یا دادگاه یا سایر مراجع قضایی مربوط نگهداری خواهد شد و دو نسخه دیگر به پیوست پرونده به بایگانی راکد ارسال شود .
      • تبصره - 3 - پرونده هایی که منتهی به محکومیت های مشروط ، معلق و مانند آن گردیده اند تا پایان موعد تعیین شده در دادنامه ، در دفتر مرجع قضایی نگهداری و سپس برای ارسال آن ها به بایگانی راکد اقدام خواهد شد .
    • ماده - 5 - به دستور قاضی مربوط قبل از ارسال پرونده به بایگانی راکد کلیه اسناد ، وثایق و دستورات قضایی به شرح زیر باید تعیین تکلیف و رفع اثر شود .
      • بند - 1 - دستور احضار یا جلب ؛
      • بند - 2 - قرار ممنوعیت خروج از کشور ؛
      • بند - 3 - دستور ورود به منزل یا تفتیش آن ؛
      • بند - 4 - وثایق و تامین خواسته ؛
      • بند - 5 - اسناد ، قبوض یا وجوه نقدی ؛
      • بند - 6 - اموال یا اشیا مرتبط با پرونده ؛
      • بند - 7 - دستور انسداد حساب بانکی ؛
      • بند - 8 - دستور ممنوعیت از معامله نقل و انتقال ؛
      • بند - 9 - سایر موارد به تشخیص قاضی مربوط .
    • ماده - 6 - مسؤول بایگانی راکد موظف است از تحویل گرفتن پرونده هایی که فاقد فرم مشخصات پرونده میباشند خودداری نماید .
    • ماده - 7 - قاضی مربوط باید نظارت کافی جهت اجرای صحیح مواد 4، 5 و 6 آیین نامه و دستورالعمل مربوط داشته باشد .
  • فصل - سوم - فرایند تشخیص ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده های قضایی
    • ماده - 8 - به منظور برنامه ریزی ، سیاستگذاری و نظارت بر اجرای کامل این آیین نامه ، هیاتی به عنوان « هیات تشخیص دهنده ضرورت نگهداری سوابق اسناد و اوراق پرونده های قضایی و تبدیل آن ها به اسناد الکترونیکی و امحا » که در این آیین نامه « هیات تشخیص مرکزی » نامیده میشود تشکیل خواهد شد .
      • تبصره - 1 - مصوبات این هیات پس از تنفیذ رییس قوه قضائیه لازم الاجرا خواهد بود .
    • ماده - 9 - اعضای هیات تشخیص مرکزی عبارتند از :
      • بند - 1 - رییس دیوان عالی کشور ؛ ( رییس هیات )
      • بند - 2 - دادستان کل کشور ؛
      • بند - 3 - وزیر دادگستری ؛
      • بند - 4 - معاون حقوقی و توسعه قضایی قوه قضاییه ؛ ( دبیر هیات )
      • بند - 5 - معاون اداری و مالی قوه قضاییه ؛
      • بند - 6 - رییس سازمان قضایی نیرو های مسلح ؛
      • بند - 7 - رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران .
      • تبصره - 1 - دعوت از سایر مسؤولان و صاحب نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره با موافقت اکثر اعضای هیات بلامانع است .
    • ماده - 10 - به منظور تسهیل و تسریع اجرای این آیین نامه و اجرای وظایف مربوط به هیات تشخیص مرکزی و در استان ها ، هیاتی با عنوان « هیات تشخیص استانی » با شرکت مقامات ذیل در مراکز استان تشکیل میگردد :
      • بند - 1 - رییس کل دادگستری استان ؛ ( رییس هیات )
      • بند - 2 - دادستان شهرستان مرکز استان ؛
      • بند - 3 - نماینده سازمان اسناد و کتابخانه های جمهوری اسلامی ؛
      • بند - 4 - رییس اداره اسناد و بایگانی راکد دادگستری استان ؛ ( به عنوان دبیر هیات )
      • بند - 5 - رییس سازمان قضایی نیرو های مسلح استان ؛
      • بند - 6 - مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان .
      • تبصره - 1 - دعوت از سایر مسؤولان و صاحب نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره بلامانع است .
    • ماده - 11 - جلسات هیات تشخیص مرکزی و استانی با حضور اکثر اعضا رسمی و نظر اکثریت حاضر معتبر خواهد بود .
    • ماده - 12 - مدیران بایگانی راکد مراجع قضایی ، حداقل یک ماه قبل از اتمام موعد سی سال مقرر در قانون ، به ترتیب تاریخ ورود ، پرونده را به اتفاق کارشناسان اداره اسناد و بایگانی راکد بررسی نموده مطابق مقررات این آیین نامه و دستورالعمل های هیات تشخیص مرکزی اوراق و اسنادی که نگهداری آن ها ضروری است مشخص نموده سپس مشخصات این اوراق و اسناد را در « فرم مخصوص بایگانی راکد » درج و پس از تایید رییس حوزه قضایی یا مسؤولان مراجع قضایی دیگر یا جانشین آن ها به پیوست فرم مشخصات پرونده و در صورت نیاز و تشخیص مسؤولان قضایی مذکور در بالا همراه اصل پرونده به هیات تشخیص استان ارسال نمایند .
      • تبصره - 1 - فرم مخصوص بایگانی راکد که باید توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه شود در چهار نسخه تنظیم خواهد شد که یک نسخه آن در سوابق بایگانی راکد حفظ و بقیه به هیات تشخیص استان ارسال میشود .
    • ماده - 13 - فرم مخصوص بایگانی راکد باید حاوی نکات زیر باشد :
      • بند - 1 - شماره برگ اسناد و اوراق ضروری ؛ ( مطابق برگ شماری نهایی پرونده )
      • بند - 2 - عنوان اسناد و اوراق مذکور ؛ ( رای ، صورتمجلس و غیره )
      • بند - 3 - کد بایگانی راکد پرونده ؛
      • بند - 4 - مدتی که از بایگانی قطعی شدن پرونده ( مختومه شدن ) می گذرد ؛
      • بند - 5 - آدرس و محل بایگانی راکد ؛
      • بند - 6 - قید مهم و ملی بودن یا نبودن پرونده مطابق مقررات این آیین نامه و دستورالعمل های هیات تشخیص مرکزی و سایر شرایط با درج جهات آن ؛
      • بند - 7 - سایر مشخصات ضروری و ملاحظات ؛ فرم مذکور باید به امضای تنظیم کننده ، مسؤول بایگانی راکد و مسؤول مرجع قضایی یا جانشین وی برسد .
      • تبصره - 1 - بایگانی راکد به تدریج حداکثر هر شش ماه یک بار باید فرم اسناد و اوراق مزبور را تنظیم و به هیات تشخیص استان ارسال نماید .
    • ماده - 14 - هیات تشخیص استان پس از وصول فرم مخصوص بایگانی راکد و پیوست های آن ( فرم مشخصات پرونده و در صورت نیاز اصل پرونده یا تصویر اسناد و اوراق مذکور ) باید با بررسی دقیق فرم مذکور و در صورت نیاز محتویات پرونده و با رعایت مقررات قانون و این آیین نامه و دستورالعمل های هیات تشخیص مرکزی ظرف شش ماه نظر هیات را مبنی بر ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده و تبدیل آن به سند الکترونیکی و امحا اعلام نماید . هیات مذکور میتواند جهت تسهیل ، تسریع و دقت در اجرای آیین نامه در محل بایگانی راکد حاضر و اقدام به بررسی نماید یا حداقل دو نفر از اعضای هیات به تشخیص اکثر اعضا به منظور فوق به محل اعزام شوند .
      • تبصره - 1 - در صورت تردید به ضرورت نگهداری سابقه اسناد و اوراق پرونده قضایی یا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداری سابقه و تبدیل به اسناد الکترونیکی است .
      • تبصره - 2 - در صورت ابهام و بروز موارد استثنایی که قابل تطبیق با مقررات قانون و آیین نامه نباشد نظر هیات تشخیص مرکزی استعلام خواهد شد .
    • ماده - 15 - تشخیص نهایی مهم ، ملی و آرشیوی بودن پرونده های قضایی به عهده هیات تشخیص مرکزی و با هماهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی است . این هیات ضوابط و معیار های تشخیص پرونده های مهم و ملی را طی دستورالعملی مشخص ، به مراجع قضایی اعلام خواهد نمود . فرم مشخصات پرونده های مذکور در این ماده پس از اعلام مسؤول بایگانی راکد و تایید رییس مرجع قضایی و با اطلاع هیات تشخیص استان جهت اقدامات بعدی به هیات تشخیص مرکزی ارسال خواهد شد .
      • تبصره - 1 - هزینه های تشخیص ، حفظ ، بایگانی ، انتقال و الکترونیکی نمودن پرونده های موضوع این آیین نامه به عهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران است .
  • فصل - چهارم - تبدیل اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آن ها ضروری است به اسناد الکترونیکی :
    • ماده - 16 - پس از تایید فرم مخصوص بایگانی راکد ، مبنی بر ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده قضایی ، توسط هیات تشخیص استان یک نسخه از فرم تاییدشده در سابقه هیات مذکور ضبط و نسخه دیگر جهت اطلاع به هیات تشخیص مرکزی ارسال خواهد شد و نسخه سوم به بایگانی ارسال کننده لیست اعاده میشود .
    • ماده - 17 - کلیه پرونده های واصله به بایگانی راکد ، می بایستی حداکثر 3 ماه پس از وصول فرم تایید شده توسط هیات تشخیص برابر ضوابط این دستورالعمل به اسناد الکترونیکی تبدیل شود .
  • فصل - پنجم - امحای پرونده ها :
    • ماده - 18 - پس از تبدیل الکترونیکی اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری سوابق آن ها ضروری است به پیشنهاد رییس حوزه قضایی و موافقت رییس کل استان و نسبت به سایر مراجع قضایی با پیشنهاد مدیر یا مسؤول بایگانی راکد و موافقت بالاترین مقام آن مرجع قضایی ، امحای پرونده ها توسط مسؤول بایگانی راکد مربوط و نظارت نماینده رییس حوزه قضایی ، مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستری استان و نماینده تام الاختیار سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انجام خواهد شد .
      • تبصره - 1 - علاوه بر پرونده های مهم و ملی در مورد سایر پرونده های آماده امحا نیز چنانچه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی آمادگی خود را جهت تحویل و انتقال به سازمان اعلام نماید باید پرونده های مورد درخواست به جای امحا تحویل آن سازمان شود . مشروط بر اینکه حداقل یک روز قبل از زمان امحا و سازمان مذکور درخواست کتبی خود را به هیات تشخیص استان تحویل نمایند و موافقت هیات را اخذ نماید در صورت پذیرفته شدن درخواست سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ، باید ظرف دو ماه نسبت به انتقال پرونده ها به سازمان مزبور اقدام نماید ، در صورت کوتاهی آن سازمان جهت تحویل پرونده های مذکور در موعد مقرر عملیات امحا انجام خواهد شد .
    • ماده - 19 - به منظور حفظ حقوق اشخاص و رعایت احتیاط در مورد پرونده هایی که ضرورت نگهداری اسناد و اوراق آن احراز نگردیده بایستی حداقل از تصمیمات قضایی و حکم یا قرار نهایی و حسب مورد سابقه اجرای حکم و مانند آن سند الکترونیکی تهیه شود .
    • ماده - 20 - هیات تشخیص مرکزی میتواند پرونده هایی که نگهداری سابقه اسناد و اوراق آن ها ضروری نباشد را قبل از سپری شدن مدت سی سال بایگانی قطعی آن ها با رعایت ماده 20 این آیین نامه امحا یا به سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انتقال دهد .
    • ماده - 21 - معاونت اداری و مالی قوه قضاییه موظف است اعتبار موردنیاز برای اجرای این آیین نامه را در ردیف بودجه قوه قضاییه تامین نماید .
    • ماده - 22 - مسئولیت حسن اجرای این دستورالعمل با هیات تشخیص مرکزی و روسای کل دادگستری استان ها میباشد . این آیین نامه در 22 و 11 تبصره در تاریخ 21/11/1385 به تصویب رییس قوه قضائیه رسید . رییس قوه قضائیه سید محمود هاشمی شاهرودی