وب سایت حقوقی ماتیکان


بخشنامه سازمان تامین اجتماعی در خصوص نحوه درخواست ، انتقال و اعلام وصول مکانیزه سابقه و دستمزد بیمه شدگان

بند - الف - گردش عملیات درخواست سابقه :
- بند - 1 - واحد نام نویسی و حساب های انفرادی می بایست پس از مراجعه بیمه شده و تکمیل فرم درخواست جمع آوری سوابق به عنوان مبنای ثبت اظهار بیمه شده ( پیوست شماره 1) نسبت به بررسی اطلاعات هویتی مطابق شناسنامه و کارت ملی اقدام و پس از اطمینان از ارتباط بیمه پردازی ( یا اینکه شعبه محل مراجعه آخرین شعبه پرداخت حق بیمه شخص میباشد ) ، در صورت عدم نام نویسی و یا نقص اطلاعات هویتی اطلاعات هویتی بیمه شده ، عملیات نام نویسی یا اصلاح و تکمیل هویت وی مطابق فرایند های جاری انجام و سپس نسبت به ارجاع فرم مذکور به دبیرخانه شعبه جهت ثبت به عنوان « نامه وارده داخلی » اقدام گردد
- بند - 2 - کارشناس مربوطه می بایست درخواست ها را از طریق منوی نام نویسی و حساب های انفرادی / حساب های انفرادی / دفتر درخواست جمع آوری سابقه / ارسالی / کلید جدید ثبت نماید . ( جهت کل درخواست های بیمه شده طبق فرم ، تنها یک شماره ثبت کافی است ) [ وضعیت دفتر درخواست در این مرحله ، ثبت درخواست ] که در حالت با انتخاب کلید ارسال / جدید ، کلیه اظهارات مطابق درخواست را به طور کامل در سیستم ثبت و نسبت به تایید تک تک ردیف ها اقدام نماید .[ وضعیت درخواست : تائید کاربر ] ضمنا نرم افزار قابلیت ثبت درخواست برای کلیه شعب و جهت هر شعبه کلیه ردیف های مربوطه را دارا میباشد ( در صورت وجود درخواست نیمه تمام ، امکان ثبت درخواست جدید میسر نخواهد بود .)
  - توجه - - - لازم است کارشناس مربوطه نسبت به تعیین تکلیف درخواست های نیمه تمام اقدام و در صورت نیاز به اصلاح ، ردیف مزبور را انتخاب و لغو تایید نماید
- بند - 3 - مسئولین نام نویسی و حساب های انفرادی / حساب های انفرادی موظفند پس از اطمینان از ثبت کلیه اظهارات بیمه شده ، درخواست های مربوطه را از طریق کلید " تایید مسئول " تائید نمایند . [ وضعیت دفتر درخواست به " تایید مسئول " تغییر میکند ]
- بند - 4 - ارسال فرم کاغذی درخواست جمع آوری سابقه به شعب / شعب نیاز نبوده مع الوصف در موارد ضروری ( در صورتی که نیاز به ارسال مستندات کاغذی و پرونده فنی به شعبه درخواست شونده باشد ) امکان چاپ فرم وجود دارد
  - تذکر - - - فرم های درخواست بیمه شدگان می بایست توسط واحد امور فنی بیمه شدگان در صورت وجود در پرونده فنی بیمه شده و در غیر اینصورت در زونکنی جداگانه به ترتیب شماره بیمه بایگانی و نگهداری گردد
- بند - 5 - پس از ثبت دفتر ( کلیه سطوح دسترسی و قابلیت های مربوط به کلید " ثبت دفتر " در این فرایند توسط کارشناسان واحد نام نویسی و حساب های انفرادی انجام می پذیرد ) عملیات ارسال مکانیزه به سرور مرکزی نیز به صورت خودکار انجام می پذیرد .[ در این مرحله وضعیت درخواست " ارسال " میباشد ]
  - توضیحات - - - چنانچه درخواستی به علت اختلالات سیستمی ، قطع شبکه و ... ارسال نگردد کلید ارسال مکانیزه فعال بوده و درخواست در وضعیت تائید مسئول باقیمانده و امکان ارسال مجدد آن از طریق کلید " ارسال مکانیزه " میسر میباشد . بعد از مرحله ثبت دفتر امکان حذف درخواست وجود نداشته لذا کارشناسان می بایست مراحل مربوطه را به دقت تمام پیگیری نمایند
بند - ب - اعلام و انتقال سوابق ( اقدامات شعبه مقصد یا درخواست شونده )
- بند - 1 - مسئول نام نویسی و حساب های انفرادی می بایست روزانه درخواست های رسیده از سایر شعب را از طریق منوی نام نویسی و حساب های انفرادی / حساب های انفرادی / دفتر درخواست جمع آوری سابقه / رسیده / کلید دریافت مکانیزه / از سرور مرکزی دریافت [ وضعیت درخواست : رسیده ] و طبق توضیحات راهنمای کاربران اقدام نماید . [ وضعیت دفتر : ارجاع به کارشناس
- بند - 2 - کارشناسان مربوطه می بایست درخواست های رسیده را بررسی و پس از اطمینان از صحت اطلاعات ، اعمال فرایند های مربوط به شناسائی ، تغییرات هویتی ، کاربرگ نیمه تمام ، ثبت کلیه اسناد مربوط به ساماندهی ، تبدیل شماره بیمه ، تائید لیست های جاری و وجود پرونده فنی و ... کنترل های لازم را انجام و سپس از طریق « کلید پاسخ » و با رعایت کلیه ضوابط و مقررات نسبت به اعلام پاسخ به شعبه ذی ربط مطابق با راهنمای کاربران اقدام نمایند .
- بند - 3 - فرایند جایگزین روش دستی " ارجاع در ارجاع " : چنانچه بیمه شده فاقد سابقه باشد و از منوی فاقد اعلام سابقه گزینه « پرونده فنی و سابقه نامبرده قبلا به شعبه دیگر منتقل شده است » انتخاب و ارسال گردد ( منظور از انتقال ، انتقال مکانیزه و وجود سوابق اعلامی در سرور مرکز میباشد ) در این حالت در منوی دفتر ارسال شعبه مبدا ، ردیف مربوطه با وضعیت " دریافت پاسخ " و از طریق گزینه دریافت / وضعیت پاسخ با قابلیت مشاهده کلیه توضیحات ارسالی ، ردیف مذکور مختومه ، و ردیف جدیدی ذیل همان مشخصات درخواست قبلی و با عنوان شعبه اولیه در سیستم تولید و وضعیت کلی این درخواست در دفتر ارسال به « ثبت درخواست » تغییر می یابد . کارشناسان واحد نام نویسی و حساب های انفرادی موظفند به صورت مستمر " دفتر ارسال " را بررسی ، کنترل و پایش نموده و موارد مربوطه را تایید و ارسال مکانیزه نمایند . تذکر : در مواردی که گزینه " نیاز به مستندات " و یا " فاقد نیاز به اعلام سابقه " انتخاب شده باشد لزومی به نام نویسی شماره بیمه و ارسال چاپ فرم کاغذی نیست مگر در موارد ضروری که نیاز به ارسال مدارک باشد
- بند - 4 - در صورتی که گزینه « اعلام سابقه » انتخاب شود منوی مربوطه این امکان را به کاربر می دهد تا علاوه بر اعلام سابقه چنانچه متقاضی دارای درخواست های متعدد بوده و برخی از این درخواست ها منجر به اعلام سابقه شده و برخی دیگر به دلایل ارسال پرونده مطالباتی کارگاه و یا ارسال پرونده فنی به سایر شعب امکان اعلام سابقه میسر نباشد این موارد را مشخص و توضیحات مربوطه نیز در سیستم ثبت گردد . در صورت انتخاب این وضعیت نیز همانند بند 3 درخواستی جدید در دفتر درخواست شعبه مبدا در رابطه با کارگاه مشخص شده ایجاد میگردد . سیستم به درخواست هایی که منجر به اعلام سابقه میگردد یک شماره سریال اختصاص می دهد که لازم است جهت نمایش ردیف مربوطه در دفتر اعلام سابقه از این شماره سریال در قسمت فیلترینگ / جستجو دفتر استفاده تا ردیف مربوطه که در دفتر مذکور ایجاد شده قابل نمایش به کاربر باشد
- بند - 5 - نرم افزار به نحوی طراحی گردیده که از طریق کلید « شماره بیمه پاسخ » میتوان نسبت به اعلام سابقه با شماره بیمه ای غیر از شماره بیمه مندرج در فرم درخواست اقدام نمود مشروط بر اینکه
  - بند - 1 - اطلاعات هویتی کاملا یکسان باشند
  - بند - 2 - پرونده فنی شماره بیمه انتخابی در شعبه موجود و وصول مکانیزه آن در بایگانی فنی ثبت شده باشد
- بند - 6 - سایر فرایند های اعلام سابقه می بایست مطابق روال گذشته اجرا و تا مرحله ثبت دفتر پاسخ انجام پذیرد و در صورت اتمام عملیات از طریق کلید « ارسال مکانیزه » در کلید پاسخ ، سابقه اعلام شده قابل ارسال به سرور مرکزی خواهد بود .
  - تذکر - 1 - در صورتی که طی فرایند اعلام سابقه بنا بر دلایلی درخواست ، حذف یا لغو تائید گردد اختصاص شماره سریال جدید اعلام سابقه در این دفتر امکانپذیر نبوده و می بایست از طریق کلید " پاسخ / جدید " شماره سریال جدیدی جهت ادامه کار دریافت گردد
  - تذکر - 2 - در خصوص آن دسته از درخواست هایی که پیش از نصب نرم افزار به صورت غیر مکانیزه صورت پذیرفته می بایست طبق روش قبل اقدام گردد .
بند - ج - دریافت پاسخ سابقه ( وصول ) اقدامات شعبه مبدا ( درخواست کننده )
- بند - 1 - از آنجایی که با اعلام سابقه ، گزارش مربوطه و یا سایر مدارک از جمله پرونده فنی نیز به شعبه درخواست کننده ارسال میگردد لذا می بایست پس از دستور ثبت آن در دبیرخانه و ارجاع به واحد بایگانی جهت ثبت وصول پرونده فنی اقدام و سپس جهت مراحل بعدی به واحد نام نویسی و حساب های انفرادی تحویل گردد
- بند - 2 - واحد نام نویسی و حساب های انفرادی می بایست گزارش دریافتی را کنترل و جهت اطمینان از پاسخ مکانیزه از طریق دفتر ارسالی و با انتخاب شماره بیمه و با استفاده از کلید دریافت / کلید دریافت پاسخ / اطلاعات مربوطه را دریافت سپس از طریق کلید « کد ویژه » اطلاعات کد ویژه مندرج در گزارش کاغذی را در سیستم ثبت نماید . در صورت رعایت کلیه موارد مربوطه و تطابق هویتی و تایید توسط مسئول حساب های انفرادی و یا مسئول نام نویسی و حساب های انفرادی این اطلاعات به منوی « سوابق غیر مکانیزه » به تفکیک کد کارگاه منتقل شده و با اعمال استخراج ، قابل بهره برداری خواهد بود . ضمنا کلیه توضیحات مربوطه از طریق کلید « وضعیت پاسخ » قابل نمایش میباشند و در صورت عدم تائید ( عدم تائید سوابق دریافتی ، تشخیص غیر واقعی بودن این سوابق و .... ) این رکورد مختومه شده و قابل استخراج نخواهد بود
- بند - 3 - فرایند اعلام سابقه صرفا یک بار صورت گرفته و جهت دفعات بعد از اطلاعات موجود در سرور مرکزی بهره برداری میگردد . و چنانچه نیاز به بهره برداری مجدد از سابقه موردنظر باشد ( تغییر شعبه بهره برداری ، استعلام مجدد سابقه که قبلا به سایر شعب اعلام گردیده و ... ) شعبه نیازمند به دریافت سابقه ، درخواستی را به شعبه اعلام کنده سابقه ارسال نموده و شعبه مربوطه می بایست از طریق گزینه پاسخ فاقد نیاز به اعلام سابقه ، و با انتخاب عنوان « پس از بررسی مجدد ، سوابق اعلام شده طی نامه ... کماکان به قوت خود باقی است .» این امکان را برای شعبه درخواست کننده سابقه فراهم مینماید . تا از این اطلاعات بهره برداری نماید در صورت دریافت این پاسخ ، رکورد سابقه مربوطه در منوی سوابق غیر مکانیزه ایجاد و پس از طی مراحل مربوطه سوابق قابل بهره برداری خواهد بود . بدیهی است از اخذ بازخوردهای لازم در خصوص توقف ارسال گزارش چاپی سوابق ، مراتب متعاقبا اعلام خواهد گردید
بند - د - عملکر منوی انتقالی :
- بند - - - با توجه به اینکه در حال حاضر ، در خصوص آن دسته از سوابقی که واحد امور فنی بیمه شدگان متقاضی ارسال پرونده فنی و سابقه به سایر شعب میباشد ( بیمه شدگان خاص ، مقرری بگیران بیکاری ) می بایست درخواست واحد داخلی ثبت و در دفتر اعلام سابقه مطابق روش قبل نسبت به اعلام سابقه اقدام و از طریق کلید " ارسال سوابق " ارسال مکانیزه سوابق به سرور مرکزی و تمهیدات لازم جهت شعبه بهره بردار در برداشت این سوابق انجام خواهد پذیرفت . شعبه دریافت کننده ( شعبه مقصد ) جهت استخراج و امکان بهره برداری از سوابق می بایست از طریق " منوی انتقالی " کلید " جدید " نسبت به ثبت کلیه اطلاعات خواسته شده توسط سیستم و درج کد ویژه در کلید مربوطه و با رعایت سایر موارد مطابق راهنمای نگارش اقدام نماید
بند - ه - سایر موارد :
- بند - 1 - سوابقی که از طریق این نرم افزار دریافت میگردد امکان اصلاح یا حذف آن در شعبه دریافت کننده میسر نمیباشد
- بند - 2 - سرور نقل و انتقال سوابق به نحوی طراحی گردیده که امکان اخذ گزارشات آماری نظارتی مربوط به امور نقل و انتقال سابقه را در سه سطح شعبه ، استان و کشور دارا میباشد
- بند - 3 - ادارات کل استان ها مکلفند به منظور نظارت بر انجام صحیح ، دقیق و به موقع فرایند اعلام سابقه در شعب تابعه ( ارسال به موقع درخواست ها ، دریافت ر وزنامه درخواست های رسیده و نیز اعلام سابقه در حداقل زمان ممکن ) نسبت به بررسی گزارشات آماری مربوطه اقدام لازم معمول نمایند بدیهی است کارشناسان استان ها موظفند در بازدید های نظارتی این مهم را مد نظر داشته و یکی از شاخص های موثر در ارزیابی عملکرد اداره کل و شعب تابعه خواهد بود . مسئول حسن اجرای این دستورالعمل اداره کل نام نویسی و حساب های انفرادی ، مدیران ، معاونین بیمه ای ، کارشناسان ارشد نام نویسی و حساب های انفرادی ، امور فنی بیمه شدگان ، امور فنی مستمری ها ، امور اداری ، فرابری داده های استان ها و روسا و معاونین بیمه ای ، مسئولین نام نویسی و حساب های انفرادی و امور فنی بیمه شدگان ، امور فنی مستمری ها و فرابری داده های شعب ، شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین و دفتر راهبری سیستم ها خواهند بود .